Die meisten merken genau, an welcher Stelle im Alltag es hakt. Was fehlt, ist jemand, der einen Nachmittag lang hinschaut, mitzählt – und sichtbar macht, wie viel Zeit und Geld diese kleinen Reibungen über ein Jahr kosten.
Erst verstehen, dann verändern
Ein Tag, an dem wir vor allem zuschauen
Kein Fragebogen, kein Workshop mit Klebezetteln. Wir laufen mit, schauen dir über die Schulter und fragen nach, wenn wir etwas nicht verstehen. In Herford und Ostwestfalen-Lippe kommen wir ohne Anfahrtskosten vorbei.
Ostwestfalen-LippeErst rechnen, dann automatisieren
Zu jeder Idee steht dabei, wie viel Zeit sie spart und was sie kostet. Rechnet sich etwas erst in vier Jahren, sagen wir das – bevor du dafür Geld ausgibst.
Wo Betriebe am meisten Zeit sparenUmgesetzt wird in eurem Tempo
Eine Änderung nach der anderen, jeweils erklärt, bis sie sitzt. Eine Umstellung hält nur, wenn das Team sie mitträgt – dafür nehmen wir uns die Zeit.
Buchung & digitale ToolsEin Tag im Betrieb, Stunde für Stunde
Wir kommen morgens, wenn ihr anfangt, und bleiben, bis der Tag durch ist.
Vormittag
Zuschauen, nicht vorschlagen
Wie kommt eine Anfrage rein, wer nimmt sie an, wo wird sie notiert, wer macht daraus einen Termin oder einen Auftrag. Wir fragen dabei viel und schlagen nichts vor – Vorschläge in der ersten Stunde sind Vorurteile.
Mittag und Nachmittag
Mit denen reden, die die Arbeit machen
Der Teil, der am meisten bringt: Wer eine Aufgabe seit Jahren erledigt, kennt die Umwege, die nie jemand aufgeschrieben hat, und weiß meistens auch, woran es liegt. Danach sehen wir uns an, was tatsächlich benutzt wird – Programme, Vorlagen, Kalender, Ordner, Zettel.
Ein paar Tage später
Die Auswertung in verständlichen Sätzen
Was uns aufgefallen ist, wie oft es vorkommt, was es ungefähr kostet, und eine Reihenfolge mit Aufwand und Nutzen je Punkt. Ohne Reifegradmodelle und Prozesslandkarten.
Wo bei kleinen Betrieben die Zeit verschwindet
Nach einigen dieser Tage wiederholen sich die Muster. Fast immer ist mindestens eines davon dabei:
Dieselbe Auskunft, immer wieder. Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt, Verfügbarkeit. Jedes einzelne Gespräch ist kurz, aber in Summe frisst es Stunden – und es passiert bevorzugt dann, wenn du gerade die Hände voll hast.
Doppelte Erfassung. Ein Termin steht im Kalender, im Notizbuch und in der Mail. Drei Orte heißen: zwei davon sind irgendwann falsch, und niemand weiß, welche.
Übergaben ohne festen Ort. Etwas wird mündlich weitergegeben und existiert danach nur noch in einem Kopf. Fällt diese Person aus, fällt der Vorgang aus.
Arbeit, die nur gemacht wird, weil sie immer gemacht wurde. Listen, die niemand liest. Ausdrucke, die niemand ansieht. Der Klassiker ist die Statistik, die seit Jahren monatlich erstellt und seit Jahren nicht mehr angeschaut wird.
Das Ergebnis ist selten eine große Umstellung, sondern eine Handvoll kleiner Entscheidungen. Genau die stehen am Ende in der Auswertung.
Der Blick von außen, nicht nur auf das Digitale
Digitale Abläufe sind ein Teil davon, aber nicht die Grenze. Auf Wunsch sehen wir uns alles an, was bei euch Zeit kostet: Wege durch Werkstatt, Hof oder Laden, die Reihenfolge der Handgriffe, wo Material liegt und wo es gebraucht wird, wer wann worüber Bescheid weiß, wie eine Übergabe zwischen zwei Schichten funktioniert. Vieles davon hat mit Software nichts zu tun.
Der Wert liegt dabei weniger im Fachwissen als in der Perspektive. Wer jeden Tag vor derselben Tafel steht, sieht sie irgendwann nicht mehr – ein Ablauf, der seit acht Jahren so läuft, wirkt von innen wie ein Naturgesetz.
Von außen fällt in zwei Stunden auf, wonach man von innen wochenlang sucht.
Was wir dafür mitbringen, ist nichts Geheimnisvolles: hinsehen, mitzählen, nachfragen – und danach klar sagen, was wir gesehen haben. Strukturiert, ehrlich und in normalen Sätzen. Auch dann, wenn die Antwort unbequem ist.
Was Automatisierung hier heißt – und was nicht
Es geht nicht um Roboter und nicht um ein System, das den Betrieb steuert. Es geht um die immergleichen Handgriffe, die sich effizient automatisieren lassen – und um die wenigen, die bewusst bei einem Menschen bleiben.
// LÄUFT AB DANN VON SELBST
- Bestätigungen und Erinnerungen, die nach einer Buchung von selbst rausgehen
- Anfragen aus dem Formular, die direkt im Kalender oder in einer Liste landen statt in einem Postfach, das jemand durchsehen muss
- Wiederkehrende Rechnungen und Erinnerungen, die nicht mehr händisch angestoßen werden
- Antworten auf die immer gleichen Fragen, hinterlegt an der Stelle, an der sie gestellt werden – auf der Website, im Buchungsformular, im Google-Profil
// BLEIBT BEI EUCH
- Die Absage auf eine Bewerbung
- Die Antwort auf eine Beschwerde
- Der Rückruf bei einem Stammkunden
Sobald man dort automatisiert, merkt es das Gegenüber – und es kostet mehr, als die Zeitersparnis wert ist.
Ein Chat-Assistent auf der Website kann sinnvoll sein, aber erst ab einer gewissen Menge wiederkehrender Fragen. Bei zwei Anfragen pro Woche ist er Deko, die gepflegt werden will. Wir sagen dir, in welche Kategorie dein Betrieb fällt.
Was der Analysetag kostet
Einen festen Betrag, den du vor der Zusage kennst. Die Höhe hängt an der Größe des Betriebs und daran, ob ein halber oder ein ganzer Tag sinnvoll ist – deshalb nennen wir sie erst nach einem kurzen Telefonat und nicht pauschal auf dieser Seite. Was wir zusagen: keine Abrechnung nach Stunden, keine Nachforderung für die Auswertung, keine Anfahrtskosten in Herford und Ostwestfalen-Lippe.
Die Umsetzung wird getrennt davon kalkuliert, Schritt für Schritt, damit du nach jedem Schritt entscheiden kannst, ob der nächste noch kommt.
Die Auswertung gehört euch – mit oder ohne uns
Ein Analysetag ist erst dann etwas wert, wenn er auch ohne Folgeauftrag trägt. Deshalb ist die Auswertung so geschrieben, dass ihr sofort damit arbeiten könnt: mit konkreten Schritten, benannten Werkzeugen und dem Hinweis, was ihr davon selbst erledigen könnt.
Wo wir das am häufigsten machen
Bei Campingplätzen und Ferienhöfen geht es fast immer um Anfragen und Belegung über die Saison. In Tischlereien und Schmieden um den Weg von der Anfrage zum Angebot – dort liegt die Zeit meist im Aufmaß und in den Rückfragen. Bei Gärtnereien um Saisonspitzen, in denen alle gleichzeitig anrufen. Und bei Hofläden um die Frage, wie das Sortiment nach außen kommt, ohne dass jemand täglich etwas abtippt.
Ein Telefonat, und du weißt, was drinsteckt
Ein kurzes Telefonat reicht meistens, um einzuschätzen, was ein Analysetag bei euch bringt. Du bekommst danach eine Einschätzung mit Zahlen und einen festen Betrag – und entscheidest in Ruhe.
Häufige Fragen
Müssen wir für den Analysetag den Betrieb anhalten?
Im Gegenteil – der Tag funktioniert nur, wenn ganz normal gearbeitet wird. Ein aufgeräumter Betrieb im Ausnahmezustand zeigt uns nichts. Wir brauchen keinen Besprechungsraum und keine Vorbereitung, sondern die Erlaubnis, im Weg zu stehen und Fragen zu stellen.
Was, wenn bei uns ohnehin schon vieles rund läuft?
Dann steht in der Auswertung entsprechend weniger – und genau das ist die Zusage: Wir empfehlen die Punkte, die wir wirklich gefunden haben, und nicht die Liste, die sich am besten verkauft. Auch bei gut sortierten Betrieben bleiben in aller Regel drei bis fünf Stellen übrig, an denen Zeit liegen bleibt; oft sind es die Abläufe, die seit Jahren niemand mehr angefasst hat, weil sie ja funktionieren. Was daran wie viel bringt, rechnen wir dir vor – dann entscheidest du.
Muss ich die Umsetzung bei euch buchen?
Nein. Die Auswertung gehört dir und ist so geschrieben, dass ihr sie selbst abarbeiten oder jemand anderem geben könnt. Ein guter Teil dessen, was wir finden, kostet ohnehin keine Software, sondern nur eine Entscheidung.
Was passiert mit dem, was ihr bei uns seht?
Es bleibt bei uns. Zahlen, Verträge, Personalthemen und alles andere, was an so einem Tag zwangsläufig mitläuft, geben wir nicht weiter und verwenden es nicht als Beispiel – auch nicht anonymisiert, wenn du das nicht ausdrücklich möchtest. Auf Wunsch halten wir das vorher schriftlich fest.
Lohnt sich das bei drei Mitarbeitenden?
Oft gerade dann. In kleinen Teams hängen Abläufe an einzelnen Personen, und niemand hat je aufgeschrieben, wie sie funktionieren. Das fällt erst auf, wenn jemand krank wird oder aufhört. Bei sehr kleinen Betrieben reicht manchmal ein halber Tag – das klären wir vorher.
Lass uns quatschen
Einfach ein Gespräch unter Wegbegleitern – versprochen. Schreib uns, wo du gerade stehst, und wir melden uns zeitnah zurück.